“Difesa, nuove regole per la trasparenza: istituito il registro dei rapporti con le industrie del settore

Ministero della Difesa, stop ai conflitti di interesse: arriva il registro digitale dei portatori di interesse-Disciplina dei rapporti tra il personale della Difesa e i soggetti portatori di interesse del settore industriale

Art. 1 – Oggetto e destinatari

1. Il presente decreto disciplina i rapporti tra il personale del Ministero della Difesa e i soggetti portatori di interesse del settore industriale dell’area di azione del Ministero.
   L’obiettivo è definire modalità organizzative e criteri per garantire relazioni imparziali e tracciabili, nel rispetto dei principi di legalità, parità di trattamento e correttezza.

2. Ai fini del comma 1:

   • Personale della Difesa: dipendenti militari e civili dell’Amministrazione Difesa responsabili di unità organizzative o loro delegati;

   • Portatori di interesse: persone fisiche o giuridiche che interagiscono professionalmente con il Ministero rappresentando interessi, anche non economici, per partecipare ai processi decisionali pubblici o proporne di nuovi.

3. Il decreto non si applica ai contatti con rappresentanti di Stati esteri, né a incontri pubblici, consultazioni, audizioni o eventi (conferenze, convegni, seminari) strettamente correlati alle relative finalità.

Art. 2 – Elenco dei portatori di interesse del settore industriale

1. È istituito l’Elenco dei portatori di interesse, in formato digitale.

2. L’Elenco riporta, per ogni soggetto, le seguenti informazioni:

   • dati anagrafici o denominazione;

   • codice fiscale o partita IVA;

   • domicilio o sede;

   • PEC;

   • rappresentante legale;

   • personale rappresentante di interesse;

   • ambito d’interesse o oggetto sociale.

3. L’iscrizione nell’Elenco è obbligatoria per richiedere incontri con il personale della Difesa.
   La domanda deve contenere dati anagrafici, autocertificazioni sui requisiti (assenza di condanne, conflitti di interesse, interdizioni, ecc.) e l’impegno a comunicare variazioni.

4. L’Amministrazione potrà verificare a campione la veridicità dei dati forniti.

5. Gli iscritti devono aggiornare le informazioni almeno una volta l’anno e confermare l’interesse ogni tre anni.

Art. 3 – Registro degli incontri con i portatori di interesse

1. È istituito un Registro digitale degli incontri tra il personale del Ministero e i portatori di interesse.

2. Il Registro conterrà informazioni come:

   • data, luogo e contesto dell’incontro;

   • personale partecipante;

   • soggetto richiedente;

   • oggetto dell’incontro.

3. Ogni incontro dovrà essere registrato entro tre giorni dal personale partecipante tramite piattaforme informatiche dedicate.

Art. 4 – Tenuta e custodia dell’Elenco e del Registro

1. Nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del Codice dell’Amministrazione Digitale, lo Stato Maggiore della Difesa – tramite il Comando per le Operazioni in Rete (COR) – assicura la custodia e la funzionalità tecnica dell’Elenco e del Registro.

2. Il Segretariato Generale della Difesa gestisce l’Elenco, verificando la completezza e i requisiti per l’iscrizione.

3. La tenuta del Registro degli incontri è affidata ai vertici delle strutture di diretta collaborazione, organismi indipendenti, responsabili della trasparenza e della protezione dei dati, nonché ai Capi di Stato Maggiore e al Comandante Generale dell’Arma dei Carabinieri.

4. L’Elenco e il Registro saranno citati nel PIAO (Piano Integrato di Attività e Organizzazione).

Art. 5 – Trattamento dei dati

1. Saranno realizzate procedure informatizzate per fornire informative ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR.

2. Il personale della Difesa dovrà accertarsi che i portatori di interesse abbiano ricevuto tali informative.

3. Ogni autorità coinvolta inserirà i trattamenti nei propri Registri delle attività di trattamento ai sensi dell’art. 30 del GDPR.

4. È prevista un’analisi del rischio e, ove necessario, una valutazione d’impatto (DPIA).

5. I dati personali saranno conservati per cinque anni.

Art. 6 – Monitoraggio e vigilanza

1. Il Responsabile della prevenzione della corruzione e per la trasparenza (RPCT) effettuerà monitoraggi trimestrali sull’Elenco e sul Registro.

2. I dirigenti e i vertici militari, ognuno per la propria area di competenza, eserciteranno vigilanza costante anche tramite la consultazione dei registri digitali.

DECRETO